お役立ち情報

企業が保有する固定資産は、保管場所や利用状況を正確に管理する必要があります。さらに、減価償却費の計上や税務の申告を正確に行わなければなりません。

固定資産管理システムを導入することで、固定資産の情報を正しく管理し、減価償却や税務申告業務を効率化することが可能です。

この記事では、固定資産管理システムについて詳しく解説します。種類やメリット、選び方なども紹介するので、ぜひ参考にしてください。

固定資産管理システムとは

固定資産管理システムは、企業が保有する固定資産に関する情報を一元管理するためのシステムです。固定資産管理システムを活用することで、資産をより効果的に管理し、会計処理や税務処理をスムーズに行えます。

固定資産の管理は、減価償却や税務申告、物品管理など、多くの業務が絡み合っており、非常に大変な作業です。固定資産の取得・移動・除却など、各資産の現状を把握しなければいけないだけでなく、税法や会計基準に則って管理する必要があります。

固定資産管理システムは、資産の状況管理や減価償却、法人税・固定資産税に関する申告などの業務を効率的かつ正確に行うのに役立つのです。

固定資産管理システムは大きく分けて４種類

固定資産管理システムは、下記４種類に分けられます。

• 減価償却や資産台帳などの固定資産管理機能がある会計システム
• 固定資産管理だけでなく基幹システムも統合できるERP
• 備品やIT機器等を含む物品管理に特化した現物管理システム
• 高度な管理に対応できる独立した専門の固定資産管理システム

詳しく解説します。

減価償却や資産台帳などの固定資産管理機能がある会計システム

会計システムのなかには、固定資産管理機能が搭載されている場合があります。この機能を使用すると、減価償却費の計算や管理台帳の作成などが可能です。

ただし会計システムであるがゆえに、固定資産管理に関する機能は会計上の管理に限られる場合があります。その場合、現物管理や税務申告には対応していないため、これらの業務を処理するには別途システムを用意する必要があります。

固定資産管理だけでなく基幹システムも統合できるERP

ERP（統合基幹業務システム）は、企業の全体的な業務プロセスを一元的に管理・統合するためのシステムです。固定資産管理だけでなく、財務、人事、販売、在庫、製造などの基幹業務も統合できます。

そのため、ERPを導入して基幹系システムを運用している場合は、現行システムに固定資産管理機能を追加することが可能です。

ERPを活用することで、減価償却費の計算や管理台帳の作成など、固定資産に関する基本的な管理が行えます。ただし、会計処理や税務申告、現物管理への対応がどこまでできるかはERPによって異なるため、事前に確認することが必要です。

備品やIT機器等を含む物品管理に特化した現物管理システム

現物管理システムは、オフィスの備品から大きな機械設備まで、さまざまな物品の現物管理を行えるのが特徴です。

このシステムでは、バーコード、RFID（無線周波数識別）、GPSなどの技術を用いて企業の資産を追跡し、簡単かつ短期間で正確な情報を把握できます。

現物管理システムは、現物管理や棚卸し業務の効率化を目的としているため、会計や税務に関わる機能は含まれていません。会計上の管理や税務申告への対応を行いたい場合は、別途システムを用意する必要があります。

高度な管理に対応できる独立した専門の固定資産管理システム

専門の固定資産管理システムは、業務で活用できる帳票が多数用意されていたり、きめ細やかな償却費のシミュレーションに対応できるなど、固定資産管理業務が複雑化している企業にとって便利な機能が搭載されています。

また、簡易的なシステムでは対応できない特殊な会計処理の対応も可能です。複雑な固定資産管理が求められる場合は、専門のシステムの導入を検討するとよいでしょう。

また、会計システムや税務申告システムとデータ連携ができる専門システムを導入することで、固定資産管理の業務をより一層効率化できます。

ただし、固定資産の件数が少なく、複雑な管理が必要のない企業には、機能が多すぎて使いづらいと感じるかもしれません。自社にとって必要な機能を把握したうえで、高度な管理に対応できる専門の固定資産管理システムを選びましょう。

固定資産管理システムの機能

固定資産管理システムには、主に下記の５つの機能があります。

1. 固定資産台帳の作成・管理
2. 減価償却の処理
3. 減損会計の処理
4. 申告書の作成
5. 会計ソフトとの連携

固定資産管理システムは、企業が所有する固定資産の管理と効率的な会計処理を実現するための強力なツールです。製品によって搭載されている機能が異なるため、自社にとって必要な機能が揃ったシステムを選びましょう。

固定資産管理システムを導入するメリット

固定資産管理システムを導入して得られるメリットは、下記のとおりです。

• 社内の固定資産を一元管理できる
• 業務効率の改善や情報共有を円滑にできる
• 償却資産税や法人税の申告業務負担が軽減される
• 新しい会計基準や法改正に対処しやすい

それぞれ詳しく解説します。

社内の固定資産を一元管理できる

固定資産管理システムを導入することで、拠点ごとに散在している固定資産の情報を集約し、すべての固定資産を把握することが可能です。

資産の取得日や取得価額、所在地や償却関連情報など、資産の詳細情報を正確に把握でき、より信頼性の高い固定資産台帳を作成できます。

システムによっては管理項目を自由にカスタマイズすることもできるため、その場合は自社特有の固定資産管理情報を一元管理することも可能です。固定資産管理システムを導入すれば、情報更新や検索がしやすくなり、管理効率の向上が期待できます。

業務効率の改善や情報共有を円滑にできる

固定資産の管理には、社内の物品調達や管理を担っている総務部、会計処理を行っている経理部など、多くの人が関わっています。企業によっては、物品の種別によって管轄している部署が異なる場合や、物品を使用している社員がそれぞれで管理していることもあるでしょう。

固定資産管理システムを使用すれば、減価償却の計算が自動化され、決算書に載せる固定資産情報の管理が効率化されるため、担当者の負担が大幅に軽減されます。また、システムを通じていつでも資産情報を確認できるため、各部門間での情報共有がスムーズに行えるようになります。

企業内で必要な情報が効率的に更新・共有されることによって、資産の状況を把握し、適切な対応や判断を素早く行えるのです。

償却資産税や法人税の申告業務負担が軽減される

企業が保有する有形の減価償却資産には、固定資産税がかかります。この固定資産税は、よく「償却資産税」という通称でも呼ばれています。償却資産税の税額算出にあたり、企業は役所に自社の保有する資産情報を申告しなければなりません。

また、法人税の申告においても自社の資産情報を申告する必要があり、いずれも税法で決められた耐用年数や償却率をもとに、減価償却計算が必要です。

手作業や表計算ソフトの管理ではミスが発生するリスクがありますが、固定資産管理システムを導入すれば、減価償却の計算が自動化されるため、正確かつ迅速な処理が可能です。

税務申告に関する業務負担が大幅に軽減され、担当者の時間と労力を他の重要な業務に充てることができるようになります。

制度変更に対処しやすい

固定資産管理システムは基本的に、税制改正や会計基準変更にも対応しています。そのため、企業は常に最新の規則に準拠した運用が可能です。

税制改正や会計基準変更など、制度改正が発生したときにはシステムをアップデートするだけで対応できるため、手作業での修正が不要になります。これにより、対応漏れの心配がありません。

固定資産管理システムを選ぶポイント

固定資産管理システムを選ぶときのポイントは、下記の８つです。

• システムの提供形態はオンプレミスかクラウドか
• 固定資産の管理と併せてリース資産や建設仮勘定を管理できるか
• ERP、会計システム、単独システムのどの利用形態にするか
• 制度改正やIFRSに対応できるか
• 償却方法の対応範囲が広いかどうか
• 各ベンダーのセキュリティ対策が整っているかどうか
• 既存の会計や税務申告のシステムと連携できるか

それぞれ解説します。

システムの提供形態はオンプレミスかクラウドか

固定資産管理システムは、オンプレミス（自社設置型）とクラウド（サービス型）の２種類があります。

オンプレミス型は、自社のサーバーにソフトウェアをインストールし、データも自社内に保管します。ソフトのカスタマイズ性が高くセキュリティの制御がしやすい一方、初期導入コストが高くなることが多いです。

クラウド型はインターネット経由でサービスを利用する形態で、最新機能へのアップデートが自動で行われ、初期費用も低く抑えることができます。

また、データのセキュリティやサービス提供者の信頼性に注意は必要なものの、自社での管理から解放される点も魅力です。しかし、毎月もしくは毎年発生する利用料が高額になりがちな点と、クラウド型は基本的にソフトを自社向けにカスタマイズできないことが多い点に注意が必要です。

固定資産の管理と併せてリース資産や建設仮勘定を管理できるか

企業が保有する資産のなかには、自社所有の固定資産だけでなく、リース契約によるリース資産も含まれます。そのため、固定資産管理システムがリース資産も一括して管理できるかは、重要なポイントです。

リース資産の管理機能が統合されているシステムを選ぶことで、資産の利用状況やコスト管理が一元化され、業務の効率化が図れます。また、リース契約の期間や条件に応じた償却計算や利息計算なども自動化できるため、手動で行う手間が省けるでしょう。

同様に、固定資産として計上される前段階である建設仮勘定の管理も、固定資産と密接にかかわる部分です。建設仮勘定の管理機能が搭載されているシステムを選ぶことで、建設仮勘定の計上から精算、そして費用もしくは資産への計上までを一括で管理し、固定資産の登録業務も効率化できます。

ERP、会計システム、単独システムのどの利用形態にするか

固定資産管理システムは、「ERPシステムの一部として導入」「会計システムの一部として導入」「単独のシステムとして導入」のなかから、利用方法を選ぶ必要があります。

ERPシステムの一部として導入する場合、他の業務プロセスとの連携がスムーズに行えるのがメリットです。会計システムの一部として導入する場合、固定資産管理データは自動的に会計システムへ反映されるため、固定資産の管理と会計処理がより効率的になります。

単独システムとして導入する場合は、固定資産管理に特化した機能を重視することが可能です。

このように、固定資産管理システムにはさまざまな利用形態があります。どの利用形態が自社に最適なのかを検討したうえで、固定資産管理システムを選択しましょう。

制度改正やIFRSに対応できるか

固定資産管理では、税制改正や会計基準の変更に迅速に対応できるシステムが求められます。特に、国際財務報告基準（IFRS）を採用している企業は、システムがIFRSに対応しているかどうかも重要です。

固定資産管理は税制や会計基準、その他の制度変更によって、数年に１回は業務内容が変わります。そのため、固定資産管理システムには、制度改正への柔軟な対応が求められます。

制度改正時には、基本的にどのような固定資産管理システムでも対応が行われます。ただし、対応の時期や具体的な機能・操作性などは、システムによって異なります。そのため、システムが制度改正に合わせて、どのようにアップデートされるのかを事前に確認しておきましょう。

償却方法の対応範囲が広いかどうか

固定資産の減価償却には、定額法や定率法をはじめ、さまざまな方法があります。企業のニーズや資産の種類に応じた償却方法に対応しているシステムを選ぶことで、正確かつ効率的な資産管理が可能です。

システムが多様な償却方法に対応していることで、法改正や企業の方針変更にスムーズに対応できます。

システムのなかには、増加償却や特別償却、割増償却などに対応していないものもあります。自社で適用している計算方法がシステムで対応できるかどうか、事前に確認するようにしましょう。

既存の会計や税務申告のシステムと連携できるか

固定資産管理システムが、既存の会計システムや税務申告システムと連携できるかどうかも重要なポイントです。

連携がスムーズに行えるシステムを選ぶことで、データの二重入力や手動でのデータ移行の手間を省けます。会計システムと連携できれば、財務報告書の作成が効率化されます。また、eLTAXやe-Taxなどの電子申告システムと連携することで、税務申告のプロセスが円滑になり、申告に関連する手間やミスが減るでしょう。

各システムでベンダーが異なると連携が難しい場合もあるため、固定資産管理システムを導入するときは注意が必要です。自社の業務システムとの連携が可能かどうかを確認してから、導入を検討してください。

まとめ

固定資産管理システムとは、企業の固定資産を効率的に管理するためのツールです。

固定資産管理システムを導入することで、社内の固定資産を一元管理し、業務効率の改善や情報共有が円滑になるメリットがあります。また、償却資産税や法人税の申告業務の負担が軽減され、制度改正にも柔軟に対応できるようになるのです。

固定資産を管理するシステムには、会計システム、ERP、現物管理システム、独立した専門の固定資産管理システムの４つの種類があり、搭載されている機能や特徴に違いがあります。企業のニーズに合わせて、固定資産管理システムを選択することが重要です。

固定資産管理システムの導入をお考えの際には、株式会社プロシップが提供している「ProPlus固定資産システム」の利用をご検討ください。

ProPlus固定資産システムは、固定資産管理に専門特化したシステムです。各業界の大手企業の半分が採用しており、あらゆる業種や業態、規模に幅広く対応できます。豊富で柔軟な機能や計算結果の正確性で、固定資産管理に関する業務のサポートが可能です。

興味がある方は、「総合固定資産管理ソリューション ProPlus」の詳細をご確認ください。